Kalite Kurulu uygulaması: Dış Değerlendirme Süreci sunum/ rapor hazırlama süreci hakkında görüşler

Son Güncelleme:

“Dostça” yapılan süreç odaklı değerlendirmelerin çıkış sunumu ve kurum geri bildirim raporu temelinde kurumu ‘bildiği ama hayata geçiremediği’ stratejik konularda teşvik etmek, bazılarını önceliklendirmesi için ortam hazırlamak, kurum içindeki tartışmalara Avrupa ve Kuzey Amerika iyi örnekleri çerçevesinde katkı sunmak yatar. Kalitenin değil, kalite güvencesinin vurgulanmasıdır. Akademisyenlere hiç bilmedikleri bir konuyu, bir dış değerlendirme ile öğretmeye kalkışmak boşunadır. Değerlendirme takımı kendisine verilen bilgi ile hareket eder, hafiyelik yapmak durumunda değildir. Başka kaynaklardan (örneğin kurumun web sayfasından) edinilen bilgi dahi sadece ziyaret sırasında gündeme getirildiği takdirde rapora konabilir. Uygulama kuruma yardım etmeyi amaçlar; günlük koşuşturma içinde göremedikleri ilişkilere, ele alamadıkları eksiklere dikkat çekmeyi, acil ama önemsiz işler arasında gündeme almakta geciktikleri stratejik önemi olan konuları, fırsatları-tehditleri hatırlatmayı, iç körlük nedeniyle teşhis etmekte zorlandıkları  yanlış uygulamalara ışık tutmayı hedefler. Bu nedenle şablon önerilerden, teorik çözümlerden, gerçekçi olmayan beklentilerden uzak durmak, her kurumun kendini bulunduğundan biraz daha iyi bir pozisyona getirebileceği (bir tık iyileştireceği) hususlara öncelik vermek doğru olacaktır.

 

Klasik anlamda çıkış sunumu ve kurum geri bildirim raporu, kurumun tanıtılması ve içinde bulunduğu ortamın değerlendirilmesi ile başlar, kurumun güçlü yanlarının sıralanması, arkasından gelişmeye açık alanların belirtilmesi ve buna göre bir dizi öneri sunulması ile sonlanır. Güçlü yanlar, gelişmeye açık alanlar ve öneriler genelde 4-5 başlık altında toplanır: kalite güvence, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, yönetişim şu andaki başlıklardır. Uluslararasılaşma ve Topluma hizmet başlıkları diğerlerinin içine konmuştur.

Benim önerim biraz daha zor bir yöntem kullanmak olacaktır. Yukarıda sıralanan başlıkların her biri için dört değişik aşamanın irdelenmesi: a, kurum ne yapıyor/planlama  b, kurum nasıl yapıyor/uygulama c, kurum nasıl ölçüyor/kontrol ediyor ve d, kurum nasıl önlem alıyor/ iyileşme sağlıyor; yani PUKÖ döngüsünün her başlık için ayrı ayrı kullanılması… dolayısıyla kurumun aşağıdaki matris çerçevesinde değerlendirilmesi ve bu dört aşama ışığında önerilerin sunulması daha zor olacaktır ama hem kurum açısından daha değerlidir, hem de teşhislerin/ önerilerin daha sağlıklı olması sağlanacaktır.

planlama uygulama ölçme iyileştirme    öneriler
kalite güvence
eğitim-öğretim
araştırma-geliştirme
yönetişim

 

Bu yöntemde 4×4=16 hücre için gözlem yapmak, kanaat geliştirmek gerekecektir. Ama kurumun da sonuç üretilmesine katkı vermesi, bu hücrelerin değerlendirilmesine destek olması (özellikle planlama ve uygulama aşamalarını iyi tanımlayabilmeleri) gerekecektir. Ziyaret edilen kurumun kalite güvence, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, yönetişim başlıklarının her birinde ne planladığını, bunu nasıl uyguladığını, neleri nasıl ölçtüğünü, günlük koşuşturmadan uzak ve gelen değerlendirme takımı ile kafa kafaya vererek tekrar bir düşünmesi, samimi olarak tartması kurumun kendini değerlendirmesi için bulunmaz bir fırsat olacaktır. Bu kolay bir işlem değildir. Ülkemizdeki üniversitelerin çoğunun kendi profilini tanımlayabilmesi, uygulamalarının tanımlanan profil ile ne kadar örtüştüğünü ve uygulamaların kurumsal karakterini değerlendirmesi çok zordur. Ölçme ve izleme zaten çok yenidir.

Değerlendirme takımının, her hücrenin hangi birim/ süreç/mekanizma vb unsurları içerdiğini ve gelişmişlik seviyesini (güçlü-zayıf ve fırsat- tehdit eksenlerindeki konumu) irdeleyerek kurum için en isabetli önerileri geliştirmesi mümkün olacaktır. Bu aşamada EUA Kurumsal Değerlendirme Programı çerçevesinde kullanılan Özdeğerlendirme süreci kılavuzunun yararlı olması beklenir. KİDR hazırlama süreci EUA Kurumsal Değerlendirme Programına denk düşmez ama beş yılda bir yapılan dış değerlendirme büyük bir paralellik gösterir. EUA Özdeğerlendirme raporu hazırlama kılavuzunun içerdiği aşağıdaki liste hem ziyaret edilen kurumun, hem de değerlendirme takımının yukarıdaki matrisin değişik hücrelerini doldurmak için kendilerine sormaları gereken sorulardır:

a, kurum ne yapıyor/planlama ile ilgili olarak:

    • Kurumun vizyon, misyon ve profili nedir? Ona özgü neleri içerir?
    • Kurum eğitim-öğretim / araştırma / topluma hizmet fonksiyonları arasında nasıl bir denge hedeflemektedir?
    • Kurumun akademik öncelikleri nelerdir? Hangi diploma programları, hangi araştırma alanları öne çıkmaktadır?
    • Toplumla ilişkilerde kurumun amaçları nedir?
    • Kurumsal yönetişim ve yönetim modeli ne derece merkezi/ ademi merkezidir?
    • Kurum mali destek sağlayan/fon veren kuruluşlarla ilişkisini nasıl görmektedir?
    • Kurumun yerel, bölgesel, ulusal, Avrupa ve dünya genelinde konumlanması nasıldır?
    • Kurumdaki araştırma yönetimi ve araştırma sonuçlarının kullanılması ile ilgili yönetim nasıl tanımlanmıştır?

 

b, kurum nasıl yapıyor/uygulama ile ilgili olarak:

kurumsal yönetişim –

  • Karar verme süreç ve mekanizmalarında yasal düzenlemeye ilave hususlar var mı?
  • Kurumun yönetişim, kalite güvence, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, topluma hizmet, uluslararasılaşma politikaları belirlenmiş mi? Bunların misyon ve stratejik tercihlerle uyumu gözetilmiş mi?
  • Atılan adımların, yapılan faaliyetlerin kurum misyonuna, kurum profiline uyumu nasıl sağlanıyor? Denetim ve denge yapısı nasıl?
  • İç (öğrenci dahil) ve dış paydaşların karar verme sürecine katılımı nasıl sağlanıyor?
  • Bütçe gelir-gider kalemlerini analiz edin; toplam gelirin: devlet katkısı+ öğrenci katkısı+ araştırma gelirleri+ topluma hizmet gelirleri+ hibeler olarak yıllar içindeki değişimi kurum tarafından izleniyor mu?
  • Toplam bütçenin dağılımı kararları nasıl alınıyor (fakülte ve bölümlere, kurumun yeni stratejik açılımlarına dağılımlar, özellikle),
  • Araştırma yönetimine ve araştırma sonuçlarının kullanılmasına nasıl bütçe ayrılıyor?
  • Kurumun insan kaynakları politikasının temeli, ana unsurları nedir? Personel profili ?
  • Personelin gelişimi nasıl sağlanıyor?
  • Doktora öğrencileri ve araştırmacılar için kariyer imkanları nelerdir?

Kalite güvence –

  • Kurumun kalite güvence politikası neleri içermektedir?
  • Kalite güvence politikasının kapsamı nedir?
  • Stratejik yönetim ile kalite güvence sistemi ilişkisi nedir?
  • Kurumun kalite güvence el kitabı (veya benzeri bir dokümanı) var mı?
  • Kalite kültürü oluşturmaya kurum ne kadar hazır?

Araştırma –

  • Kurumun araştırma yönetimi ve araştırma sonuçlarının kullanılması etkinlikleri misyon ve hedefleri ne kadar yansıtıyor?
  • Kurumun araştırma yönetimi nasıl örgütlenmiştir?
  • Araştırma destek yapı ve mekanizmaları nelerdir, nasıl örgütlenmiştir?
  • Dış, uluslararası dahil, araştırma ve araştırma yönetimi işbirlikleri ile ilgili politika ve etkinlikler nelerdir?

Eğitim-öğretim –

  • Diploma programları kurum misyon ve hedeflerini yansıtmakta mıdır?
  • Eğitim-öğretimde öğrenci merkezli yaklaşım nasıl ve ne kadar benimsenmiştir?
  • Diploma programları tasarım ve onay mekanizması nasıl çalışıyor? Kim ne yapıyor?
  • Kurumsal araştırma ile eğitim-öğretim ilişkisi nedir?
  • Öğrenci hayat çevriminin değişik safhalarını içeren politika ve süreçler var mı?
  • Öğrenci destek hizmetlerinin içeriği ve organizasyonu yeterli mi?

Topluma Hizmet –

  • Kurum topluma hizmet rolünü nasıl tanımlıyor? Hangi etkinlik grupları var?
  • Yerel toplumun araştırma etkinliklerindeki yeri nedir?

Uluslararasılaşma

  • Kurumun yazılı, benimsenmiş bir uluslararasılaşma politikası var mı?
  • Kurumun temel uluslararasılaşma etkinlikleri nelerdir? Bunlar kurumun misyon ve hedefleriyle ne kadar örtüşmektedir?
  • Uluslararasılaşma etkinlikleri yönetimi nasıl örgütlenmiştir?

 

c, kurum nasıl ölçüyor/kontrol ediyor ile ilgili olarak:

  • Kurumun değişik etkinliklerini izleme ve değerlendirme için kullanılan araçlar nelerdir?
  • Eğitim-öğretim misyonu itibarı ile, diploma programları nasıl izlenmekte ve değerlendirilmektedir?
  • Değişik seviyelerde bilinçli karar verebilmek için bu araçlar yeterince kanıt üretebiliyor mu? Amaca uygun olmaları için nasıl geliştirilebilirler?
  • Kanıtlarla kurumsal planlama ve geliştirme süreçleri arasındaki bağ nasıl kuruluyor?
  • Kalite güvence süreçlerine iç ve dış paydaşlar nasıl katılıyor?
  • Araştırma yönetimi ve araştırma sonuçlarının kullanılması etkinliklerinin kalitesi nasıl değerlendiriliyor ve güvence altına alınıyor?
  • Araştırma etkinliklerinin kalite güvencesi ile tüm kalite güvence süreçleri nasıl bağlanıyor?

 

d, kurum nasıl önlem alıyor/ iyileşme sağlıyor ile ilgili olarak:

  • kurum izleme ve değerlendirme etkinlikleri sonucunda nasıl önlem alıyor?
  • İç ve dış ortamlarındaki talep, tehdit ve fırsatlara kurum ne kadar karşılık verebiliyor?
  • Kurum özerkliğini ne kadar kullanabiliyor?
  • Misyon ve hedeflerle, bunlara ulaşmaya yönelik etkinliklerin daha iyi örtüşebileceği alanlar var mı?
  • İç ve dış paydaşlar kurumun gelişmesine nasıl katılıyorlar?
  • “kontrol et/ önlem al” aşamalarının bilgisi toplum ile nasıl, ne kadar paylaşılıyor?

 

Comments are closed.

yükseköğretim yönetimi, sistemleri, geliştirilmesi konularını tanıtan, destekleyen kişisel platform | www.oktemvardar.com

Yukarı ↑